在宅勤務に切り替わって久しいという方も多い昨今。みなさん、離れたチームメンバーとのコミュニケーション、うまくいっていますか？
オフィスに集まれなくても、遠く離れたメンバーの顔を長いこと見ていなくても、ほんの少しのコツを抑えておけば、円滑な人間関係を築きつつ、一緒に良い仕事をすることができます。
今回は、そんなコミュニケーションのために大切なコツについて、お話しします。
①雑談
リモートワークにも慣れ、web会議やチャットで必要なコミュニケーションもきっちり取れる。でもなんとなく円滑でない、物足りない、寂しさを感じる…その原因は「雑談不足」です。
チームのメンバーが離れた場所で働く場合、一見なんでもないように思える「雑談」が実はチームの運営に非常に深く関わってきます。オフィスにいれば当たり前にしていて気にも留めていない、挨拶や些細な会話には、お互いの「形」を意識し、仲間だと認識するためのたくさんの情報が詰まっています。
何もプライベートなことをさらけだす必要があるわけではありません。「今、何をしているか」「何を考えているか」を目的を持たせずに独り言のように発信するだけで良いのです。リモートワークではこれを意識的に行う必要があります。
Slackなどのコミュニケーションツール内で雑談のルームを作る、Twitterをフォローしあって発信するなど方法は様々ですが、そのタイムラインが常に目に入るように、PCの画面をレイアウトしておくということも重要です。
②進捗の共有
離れた場所にいても、変わらず粛々と業務をこなすことは当たり前のことですが、「進捗のこまめな報告」もとても大切です。
雑談にも通じる話ですが、目の前にメンバーがいない分、「何をしているのかがわからない」という事態に陥りやすいのがリモートワーク。上司への報告としてはもちろん、チーム全体へも「自分が何をしているか・何をしたか」の共有は、コミュニケーションの面でもとても有効です。
離れていると相手の顔が思っている以上に見えないものです。「ここにちゃんといるぞ」とアピールするためにも、なるべく饒舌であることを心がけましょう。
自主的にテキストチャットに進捗を残す、チームで朝会や夕会を催すなど、手段は様々です。チームに合った方法を選択しましょう。
③レスポンスに「工夫」を
リモートでのチーム運営は、どうしてもテキストコミュニケーションに頼りがちになります。会話というものは、発される言葉だけでなく、表情や声のトーン、全体の雰囲気など実は様々な情報を受け取るものです。同じ言葉でも、雰囲気で印象が全く違ったりしますよね？
テキストのみのコミュニケーションは想像以上に「素っ気なく」感じられます。ずっとメールでやりとりしていた人間が、会ってみたらまるで違う印象だったということも、よくあること。「印象がよくないな」と思ってしまうと、なんとなくコミュニケーション自体が億劫になってしまいますし、チームを円滑に運営することへの妨げにもなり兼ねません。
これを避けるために、テキスト上の表現には少しだ気を使うのが得策です。絵文字を挟む、スタンプを使う、などは手取り早い手段ですが、「相手がどう受け取るのか」を考えて、丁寧な文章作りを心がける必要がありますね。
細かいコミュニケーションが信頼関係を作る
ご紹介した3つは、どれも些細で当たり前のことかもしれません。しかしオフィスでは無意識に場の雰囲気や表情などに助けられていたコミュニケーションが、リモートではほぼ使えないというのが事実。これをしっかりと認識し、ちょっとずつ「補う」コミュニケーションを続けてください。
この些細な「補い」が、在宅勤務でもスムーズな人間関係を築く近道になります。