代表取締役 西村弦一郎様 株式会社ユヒーロ・ユーは2016年よりデジタルマーケティング戦略に関するコンサルティング、基盤技術の構築、保守、運用を行っております。
Teamsのチーム機能で気軽なコミュニケーションを行うことの難しさに直面
コロナ禍前からリモートワークを取り入れており、今年でリモートワーク8年目を迎えます。比較的早い段階でリモートワークを取り入れられていた理由としては、新卒などの採用がなく、勤続年数が長く、自分の裁量で仕事ができる人が多かったことが挙げられます。
しかし、リモートワークに慣れているとはいえ、お互いの様子が見えないため、実は困っていたり、不調なのに無理をして仕事をしていたり、逆に手が空いていたりする状況などが把握できていませんでした。結果として、スムーズに連絡が取り合えない状況が発生したり、リモートワークになってから参画してくれた人とのコミュニケーションが十分でなかったりといったことが見受けられるようになりました。
リモートワーク下ですと、テキストコミュニケーションが多くなるため、お互いのニュアンスや温度感、感情が伝わりにくいことも起きるため、普段からの気軽なコミュニケーションが業務上の関係づくりにも影響すると考えました。
そこで、まず業務ツールとして利用していたTeamsのチーム機能のチャネル上に雑談を投稿できるチャンネルを作成してみたのですが、あまり活用されませんでした。理由としては、「リアルタイムでのやりとりが難しい」「業務ツールで雑談を投稿することを遠慮してしまう」「オンオフの切り替えが難しい」といった課題がありました。
ツールを分けることで、業務の場と交流の場を切り替えて利用できる
リモートワーク中にリアルなコミュニケーションをするうえで、最も重要なことは相手の状態がわかることではないでしょうか。その点、Remottyはログインしている人が一目でわかり、その人らしいアイコンがあるだけで存在を感じることができるのがメリットです。
オープンなテキストチャットが右側のタイムラインに流れることで、和気あいあいとした雰囲気を読み取ることができ、気軽に投稿しやすくなりました。また、グループチャットを利用することで、テーマ毎に話すこともでき、とても活発にやりとりができています。Teams上では業務のやりとりをし、Remotty上ではリアルタイムの声かけだけでなく、グループ機能を活用し、趣味の話や直近の休みの共有を行っています。
グループチャットでのコミュニケーションの様子
様々な要因が作用して、オン・オフの切り替えもしっかりでき、顔を直接合わせなくても、声をかけやすい雰囲気ができました。結果的に心理的安全性が高まり、業務上の相談や組織としての在り方、取り組みの相談などもしやすくなってきました。
Remottyの担当者を迎えて説明会を開催！
Remottyを導入することによって、少しずつ気軽なコミュニケーションの場ができつつも、活性化されているかという点では、課題を感じていました。そこで、Remottyの担当者に講師となってもらい、社内のオンラインでの全体会議にて、上手な活用方法などの提案をしてもらう時間を作りました。
サービスが生まれた背景や、実際の活用のヒントなどの話を聞く中で、メンバー内での意識や興味が高まってきました。実際に、絵文字の作成を楽しんでいたり、子育て、生活の工夫など、相談し合うことにも活用され、オフィスで働いている状態に近い空気が生まれていると感じます。
このことで、業務そのもの以外の交流が、社内文化づくりとしても、排除できない要素として、改めて認知され、社内イベントの企画、実施のアイディアにも繋がっています。
緊急時のツールとしても活用できる
先日、全体会議の直前に、メインで利用している業務ツールのTeamsで障害が発生するという出来事がありました。その際、状況を共有し合うのに真っ先に利用されたのがRemottyでした。
もしも、ツールを一つしか利用していなかったとしたら、状況を把握するのに時間がかかっていたでしょう。即時、やり取りができたおかげで、メンバーの不安は軽減されていたと思います。
Remottyの利用は個人の判断に委ねていますが、徐々にログインしてコミュニケーションをとるメンバーが増えてきているので、今後も社内の雑談室として活用していきたいです。