株式会社ビーシステム 佐藤様・小林様 株式会社ビーシステムは神奈川県川崎市で福祉ソフトウェアの開発・販売をおこなっています。
物理的なオフィスと既存のグループチャット、テレビ会議では実現できなかった、ライトなコミュニケーションが実現可能に
社内でのコミュニケーションにはチャットワークとGoogle Meetを利用していましたが、テレワーク導入以降、出社・在宅勤務メンバー間で簡単な声かけができないことが課題でした。
課題解消のため、仮想オフィスサービスの導入を検討し、いくつかトライアルしました。
主に音声でコミュニケーションを取るタイプは、周りに声が漏れてしまうことが気になってしまい、利用が進みませんでした。
もう少し声をかける範囲が狭く、気軽なコミュニケーションツールを探す中でRemottyが目に留まり、トライアルを経て導入に至りました。
Remottyは、相手の在席状況を把握するために、2分に1回の在席確認がおこなわれます。これにより、相手の離席や復帰が素早く把握できます。また、公には言いづらい相談事などはダイレクトメッセージ（DM）機能を使用しておこなったり、すぐに相手に気付いてもらいたい場合には「トントン」というノック音機能を使って呼び出すことができます。これらの機能により、コミュニケーションの方法をシーンに合わせて選ぶことができ、非常に効果的に活用しています。
抵抗を緩和！Remottyカメラ機能のスムーズな導入法
Remottyトライアル前は、カメラ機能がついている仮想オフィスを使用したことがなかったため、抵抗を示すメンバーも一部いました。
特に2分に1回撮影のたびに光るパソコンのLEDランプが気になるという意見がありました。そこで、Remotty運営の方から教えてもらったLEDランプ遮光シールを配布することにしました。このような取り組みによって、撮影されることには徐々に慣れていきました。
弊社代表がデスクトップパソコンを使用するメンバーに外付けカメラの設置を決め、私たちはRemottyのカメラ機能を有効に活用できるようになり、結果として社内の全てのメンバーが統一された使い方を身につけました。代表の計らいと積極的なRemottyの利用を奨励した結果、Remottyの利用が幅広く浸透し、効果的なコミュニケーションツールとしての役割を果たすことが可能になりました。
Remottyの利用を進めるために、セットアップをしっかりフォロー
Remottyの利用を社員に広めるためには、機能や設定方法について丁寧に伝える必要があります。
弊社では「クロジカ」というiCalendar形式のカレンダーを利用しています。この形式のカレンダーはRemottyに連携できるので、その連携方法をまず伝えました。また、Remottyにはテレビ会議の連携機能があるので、普段から使い慣れているGoogleMeetを連携することも伝えました。
業務連絡はチャットワークでおこない、チャットワークのダイレクトチャットは使用しないこと。また、挨拶やちょっとした相談はRemotty上でおこなうようにルールを定めました。
コミュニケーションの目的によってツールをしっかりわけたことで、社員たちは混乱することなく利用できています。
Remottyで、新しい社員とのコミュニケーションも取りやすくしていきたい
Remottyには、各社員のプロフィール欄があり、自己紹介文を記入できます。しかし、まだ多くの社員が自己紹介を書いていません。今後新たな社員が入社するのをきっかけに、皆さんにプロフィール欄を記入してもらうよう周知しようと思います。
また、これまでは新卒採用をおこなってこなかったのですが、今後は研修期間を経た後にリモートワークができるようになることを強みとして、新卒採用にも注力したいと考えています。