井上総合印刷株式会社 井上様 井上総合印刷は印刷物だけでなく、お客様の業務をよりスムーズにおこなっていただくため、名刺のデザインやウェブサイトの活用方法のご相談など、デザインのお手伝いをしています。
1953年に先代が印刷業を開始し、2006年より私が3代目として代表に就任しました。現在のスタッフ人数は在宅も含め4名です。
業務効率向上に伴い、就業時間を短くできたことで有能なスタッフを採用することに成功！
以前までは会社の電話で受注し、注文内容をメモしておいてもらうという方法だったので、外出先から帰ってくるとデスクの上がメモで埋め尽くされているなんていうことが日常でした。かつ、メモの内容が不明瞭で帰社後、またメモの内容をスタッフに再確認しなくてはならないというのがあったので、それらの問題をなんとかしたいというのを長年思っていました。
私一人で全部を抱えて行うのには限界があったので、業務改善のためにまず、全スタッフとの個別面談を実施することにしました。
スタッフのみなさんの希望は早い時間で退社できることでした。その希望を叶えるべく、まず定時を17時から15時までにすることにしました。定時時間が早まったことで、業務の効率化が必要となり、その一環で手書きメモの連絡をすべてRemotty上で行うことにしました。進捗が可視化されたことで、いつでも休める、15時定時という環境になりました。
このスタッフの働きやすい求人環境が整ったおかげで常に不足していた人材は応募が大幅に増え、有能なスタッフの採用に成功しました。
Remottyは紙からの脱却だけでなく、”仲間”に伝えるためのツール
スタッフが働きやすい環境をつくるため、紙からの脱却、業務の細分化を進めていくなかで、Remottyを使うことで仲間に伝えている感覚が得られるようになりました。
仕事の7割はお客様からのリピートオーダーや以前注文されたものの微修正を行うものとなっています。そのため、会社に出社しているスタッフは、以前オーダーされたものの見本などを出すことをおこなってもらっています。今は、コールセンターさんで受けた電話や注文専用アドレスに届くメールが直接Remottyに届く環境になりましたので、私が外出先から業務を依頼する機会が大幅に減りました。
電話を使わず、Remottyを使う！これを徹底しました。今では「Remottyしといて」が社内の合い言葉のようになり、業務連絡がスムーズになっていきました。グループチャットを1つ作成していて、そこにトピック（案件）を投稿して、それに対するコメントで業務を進めていっています。
フリーで利用できるSlackを一時利用していたのですが、“連絡”をSlackというツールに投稿しているという感覚になり、その先に仲間がいる感覚が得られなかったので、Remottyを利用することにしました。
Remottyは自分の業務を止めず、かつ相手の業務の邪魔をせず、お互いに業務の進捗をリアルタイムで確認できる安心感があります。また働いている仲間の写真が見えるので、連絡しているその先に相手がいる、仲間に連絡をしているという感覚が得られます。
時間や場所に制限されない働き方
個々の時間を増やせるように業務を細分化し、就業時間を短くして、Remottyを導入して会社に来なくてもスタッフ同士のコミュニケーションがとれるようにしていったので、結果的にリモートワークができるようになりました。
しかし、従業員のマインドが仕事をすること＝会社に出社することになっている間はどんなに仕組みを作っても、ツールを入れてもリモートワークが進むことはないということを痛感しました。今後採用していく人というのはリモートワークができる人というのを条件に進めていきたいと考えています。
また、この一年でコロナの影響もあり、これまでリモートワークをしていなかった企業もどんどんリモート化が進んでいっているので、私たちも遅れをとらないように今後もより働きやすい環境作りをするための努力をしていきたいと思っています。