ケアコラボ株式会社 藤原様 ケアコラボ株式会社は、介護・障害分野向けのケア記録システム「ケアコラボ」を提供しています。ケアコラボはスマートフォンやパソコン等など端末を選ばず利用できます。またご利用者のご家族とも記録が共有できるのことが特徴です。2017年から事業を開始し、現在は社員7名で働いています。
事業を始めた当初から、リモートワークはしていました。週に1、2回、会議などのために出社して、それ以外は自宅から働くといったスタイルでした。その頃、社員の1人が「海が近いところに移住したい」と希望して福岡に移住したことをきっかけに、フルリモートワークにしました。当時はグループチャットを使っていましたが、何だか話しかけるタイミングが難しいと思っていました。
Remottyを導入してまず、圧倒的に相談がしやすくなったことを実感しています。Remottyを使い始めるまではそれほど意識していなかったのかもしれませんが、一緒に働く社員がこれまで孤独だった、と言ってました。グループチャットでは、投稿しなければその人の様子も考えていることもわかりません。リモートワークで顔を合わせる機会が減ると、人の存在感が減ってしまい、信頼関係が深まらない感覚がありました。
Remottyでは、「発信することなくその人の様子をうかがい知れる」というのが大きなメリットだなと感じています。顔が見えるので、存在感が自然に得られるのがいいですね。
経営陣と社員の情報の非対称性が、不安を生んでいた
従来のツールでは、従業員側が報告したり、上司に確認をとるために書き込むことが多く、経営陣が社員向けにコメントしたり、情報発信したりすることは多くなかったのではないでしょうか。
経営者側から見ると従業員側が作業ログのような形でたくさん発信してくれたり、情報を残してくれるのを見て「元気にやってるな」と確認できていたけど、経営側はそれに対して必ずリアクションをしたり発信したりするわけではないから、社員一人ひとりとしては、孤独感があるのでしょうね。これは普段業務をしているだけではなかなか気づかないことですが、潜在的な離職リスクにつながる可能性があるのではと思います。
Remottyでは顔の表情やみんなの様子がわかることで、毎日チームワークが育まれる感覚があります。顔写真が見えることで、「同じ空間にいる」「その人に話しかけている」という感覚があって、安心感が生まれるのではないかと感じています。
日報ではできないフォローができる
これまでの通常の業務の流れだと、1日の終わりにその日にやったことを日報などでわざわざ報告する必要がありました。そのため、やったことの結果や進捗を確認することしかできず、途中で軌道修正をしたり、アドバイスをしたりするのが難しかったです。
Remottyでは、作業の経緯や内容をひとりごとのように残すことができるので、それを確認して自然に作業の途中でフォローを入れることや、考えている過程に対して反応することができます。結果ではなくプロセスに対してコメントできるので、手戻りが少なく済みますし、社員も孤独感なく、仲間と働いている感覚が得られていると思います。
「やってくれていることが見える」と感謝が生まれる
顧客管理や営業のメモのデータベースとしてサイボウズのkintoneというサービスを利用しているのですが、Remottyを使うまでは、CS担当者のみが確認するものでした。今はRemottyの「メール連携機能」を利用して、kintoneの情報が更新されるたびにRemottyに通知がくるようにしているので、Remottyのタイムライン上でも更新内容を確認することができます。CS担当が2人になった今では、どちらが対応したかもわかるので、とても便利だと思っています。
メンバーの仕事がRemotty上で自動的に目に入るようになることで、「こんなに作業してくれているんだな」といった感謝の気持ちを持つ機会が増えました。社員からすると、その提案いいですね！といったコメントをもらえたり、困ったときに励ましやアドバイスをもらえるので、「誰かが見てくれている」という安心感があります。kintoneと連携したことで、社員から報告しなくても作業内容が自然と仲間とかチームメンバーの目に触れる仕組みを作ることができました。
リモートワークを続けていく上で浮き彫りになった、雑談の重要性
リモートワークだからこそ、挨拶も大事だと思います。朝出社（ログイン）した時は必ず挨拶して、その後自分のいる場所の天気の様子を話題に出すなどすると、よりくだけた雰囲気で、リラックスしてミーティングなどを始められるのではないでしょうか。
また、自分の席でつぶやくことに反応してくれる雰囲気を作っていくことが大事だと感じています。特に、Remottyの導入を促進していく立場の人が、積極的に発言したりリアクションしたりすることが大事ですね。そもそも、オフィスでも雑談や助け合いを必ずしもいつもできているわけではないと思います。リモートワークになればなおさらです。対面で会える時以上に積極的につぶやきに反応を返すことで、スムーズなコミュニケーションが生まれると思います。
今後もRemottyを使うことで、新しく入ってくる社員や採用内定者がかんたんにオフィスに勤めることができるので、オンボーディング（定着）をスムーズに進められます。週に数日からでも様子を確認することができたら、お互いに安心できるのではないか、と考えています。
