テレワークでのコミュニケーションを円滑にするための知恵

オフィス内のコミュニケーションは大きく分けて4つ

テレワーク時にチーム内のコミュニケーションを円滑にするには、今オフィス内にあるコミュニケーションを、なるべく失わないということが大切になってきます。そのためにまず、「今どんなコミュニケーションが存在しているのか」を分類・整理してみましょう。

①同期的クローズドコミュニケーション(議論・承認・提案・指示)

複数人で会議室に集まって議論したり、内線や外線で特定個人と一定以上会話したりするようなコミュニケーションを指します。

②非同期的クローズドコミュニケーション(報告・連絡・通達)

チームやプロジェクトなど個人から一定以上の集団に対して同じ内容を告知したりするようなコミュニケーションです。古くは紙を使っての回覧、現在はメールやグループチャットを使うことが多いようですね。

③非同期的オープンコミュニケーション(掲示・募集)

掲示板に張り出したりホワイトボードに書いておいたり、不特定多数の目に一定期間触れさせておく必要のある情報です。オフィス内では現在でも掲示物は多く見かけます。

④同期的オープンコミュニケーション(雑談・声かけ・挨拶・相談・つぶやき)

挨拶や雑談など、主にデスク周りなどで、人が1番無意識的に行うコミュニケーションです。一緒にランチに行ったり、休憩を取ったりする場合にも多く発生します。

4つのコミュニケーション、オンラインに置き換えると?

現在あるコミュニケーションを4つに分類することができました。ではこれをオンラインに置き換えてみましょう。

①同期的クローズドコミュニケーション(議論・承認・提案・指示)→ web会議

全ての会議はweb会議ツールを使えば、チームメンバーがどこにいてもすぐに会議を開くことができます。会議室を抑えたり、移動する時間を考えたりする必要もありませんので、よりフットワーク軽く議論を交わすことができそうです。

②非同期的クローズドコミュニケーション(報告・連絡・通達)→ メール・チャットツール

ちょっとした連絡などはメールやテキストチャットで。Slackなどを使って、話題やチームごとにチャンネルを設けて並行して会話することも可能です。些細な連絡事項もチャットを使うことによってログが残り、後から遡ることができます。オンラインに切り替えることによって「ログを残す」という文化も意識すると良いでしょう。ペーパーレス化にも繋がります。

③非同期的オープンコミュニケーション(掲示・募集)→ 社内ポータル・掲示板ツール

Evernoteのような共同編集できる掲示板ツールや社内ポータルを使えば、いつでも誰でもが閲覧することができますし、改訂も容易です。ひとつの文書を共同編集するようにすれば、常に最新の情報を確認することができますね。

④同期的オープンコミュニケーション(雑談・声かけ・挨拶・相談・つぶやき)→ 仮想オフィスツール

リモートワークになった時に、1番抜け落ちやすいコミュニケーションです。ここを意識的に補うことが、とても重要。チャットツールやweb会議ツールを使って補うことができますが、仮想オフィスツールを使えば、4つのコミュニケーションがひとつのツールで網羅できますので、おすすめです。

「リアルタイムなオープンコミュニケーション」が大切

先述したとおり、4つのコミュニケーションの中で、特にテレワーク時に失われやすいのが「同期的(リアルタイム)オープンコミュニケーション」です。

オフィスにいた時には自然発生していて、特別なことではないと思っていた挨拶や雑談などが、実はチームをチームたらしめるために非常に重要なコミュニケーションとなります。ところが、テレワークではこの「雑談」は、意識的に場所を作り上げなければ発生しづらいものになってしまうのです。

この「同期的(リアルタイム)オープンコミュニケーション」のために、チャットツールやSNSに雑談やつぶやきを流すチャンネルを作って、各々が積極的に自分の状況をそこに書き込むようにすることをおすすめします。このコミュニケーションを意識的に行うことは、目の前にいない人間の存在を常に感じられるようになることであり、ひいてはいつでも相談や議論ができる空気を作るための足掛かりとなるでしょう。

Remottyは特にこの「雑談」に着目し、仮想オフィスに人が集まっている雰囲気を画面上に作り出す工夫が凝らされています。web上に「自分の席」を設定し、在席確認からつぶやき・雑談・オープンな議論そしてそのままweb会議の開催までがワンストップですので、非常におすすめです。

情報格差を生まないオフィス作りを

同時に、情報格差についても意識する必要があります。

オフィスにいると先述の自然発生的な「雑談」からいつの間にか全体の業務に関わる重要な議論がに発展したり、ログを残さない会話の中に連絡事項が混ざっていたりすることが多々あります。このような細かい情報伝達の漏れが、いつの間にかテレワーカーが村八分状態になってしまっていたり、チーム運営に歪みが出てしまったりすることに繋がります。

チーム内に1人でもテレワーカーがいるのであれば、そこは「テレワークファースト」で。チャットや議事録を活用するなどして、後から誰でもログを確認できる状態にしておく、資料は最新のものがいつでもweb上で閲覧することができるようにしておくことが大切です。

まずは、現在の会社のコミュニケーションがどのように分布しているかを調査すること、そしてそれらをデジタルに移行するために正しいツール選びをすること、それらを使って意識的にコミュニケーションを取ることが、リモートワークを円滑に進める助けになります。